Mitteilung der Arbeitsunfähigkeit ab Januar 2023 – Niedersachsen
Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer haben nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) § 5 des Gesetzes über die Zahlung des Arbeitsentgelts an Feiertagen und im Krankheitsfall (im Krankheitsfall eine Mitteilungs- und Nachweispflicht gegenüber dem Arbeitgeber/ der Arbeitgeberin. Beschäftigte sind damit im Krankheitsfall verpflichtet, dem/die Arbeitgeber*in seine/ihre Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen. In bestimmten Fällen bedarf es der Vorlage einer ärztlichen Bescheinigung.
Ab dem 1. Januar 2023 sieht das EntgFG § 5 nur noch eine Verpflichtung des/die Arbeitnehmer*in vor, die Arbeitsunfähigkeit und deren Dauer feststellen und sich selbst eine ärztliche Bescheinigung aushändigen zu lassen.
Die elektronische Arbeitsunfähigkeits-Bescheinigung (eAU) muss sich der/die Arbeitgeber*in bei den Krankenkasse abrufen.
Im Rahmen des Prüfverfahrens zur Feststellung der Arbeitsunfähigkeit sowie zur Festsetzung der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall werden sowohl personenbezogene Daten der Beschäftigten im Sinne der DS-GVO Artikel 4 Nummer 1, wie zum Beispiel Kontaktdaten der Betroffenen oder nähere Informationen zu deren Krankenversicherung (gesetzlich oder privat), als auch besondere Kategorien von personenbezogenen Daten im Sinne der DS-GVO Artikel 9 Absatz 1, wie Gesundheitsdaten im Sinne der DS-GVO Artikel 4 Nummer 15, verarbeitet.
Die nachstehenden Hinweise sollen sowohl dem Verantwortlichen im Sinne der DS-GVO Artikel 4 Nummer 7 als auch den Betroffenen im Sinne der DS-GVO Artikel 4 Nummer 1, einen Überblick verschaffen, welche datenschutzrechtlichen Vorgaben von den Verfahrensbeteiligten zu beachten sind.
Spezifische Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten sind im Bundesdatenschutzgesetz (BSDG) § 26 festgelegt. Diese Regelungen betreffen auch das Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG).
Die zur Feststellung der Arbeitsunfähigkeit und der Festsetzung der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall verarbeiteten personenbezogenen Daten der Beschäftigten, wie zum Beispiel Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen oder sonstige Informationen über Erkrankungen (wie Neuerkrankung oder Wiederholungserkrankung) zählen zu den Gesundheitsdaten (DS-GVO Artikel 4 Nummer 15) und damit zu den besonderen Kategorien von personenbezogenen Daten im Sinne Der DS-GVO Artikel 9 Absatz 1.
Hinweis I: Information zur Gesundheitsdaten
Gesundheitsdaten sind personenbezogene Daten, die sich auf die körperliche oder geistige Gesundheit einer natürlichen Person, einschließlich der Erbringung von Gesundheitsdienstleistungen, beziehen und aus denen Informationen über deren Gesundheitszustand hervorgehen. Aufgrund der gesteigerten Schutzbedürftigkeit dieser sensiblen Daten, ist der Begriff sehr weit auszulegen. Erfasst sind jegliche Informationen, die die Gesundheit einer Person unter allen Aspekten betreffen. Gesundheitsdaten liegen auch dann vor, wenn mittelbar über andere Daten ein Rückschluss auf den gesundheitlichen Zustand des Betroffenen möglich ist.
- Rechtsgrundlagen für nicht-öffentliche Stellen mit Sitz in Niedersachsen
Bei nicht öffentlichen Stellen erfolgen die Verarbeitungen der Beschäftigtendaten auf der Grundlage BDSG § 26 Absatz 1 und Absatz 3 zum Zwecke der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses.
- Grundsatz der „Integrität und Vertraulichkeit“
Der Verantwortliche muss im Hinblick auf die Interessen sowie Grundrechte und Grundfreiheiten der Beschäftigten sicherstellen, dass deren personenbezogene Daten bei der Prüfung der Arbeits- oder Dienstunfähigkeit in einer Weise verarbeitet werden, die eine angemessene Sicherheit dieser Daten gewährleistet, einschließlich Schutz vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung und vor unbeabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung oder unbeabsichtigter Schädigung. (DS-GVO Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe f).
Aus diesem Grundsatz folgt auch die Verpflichtung für den Verantwortlichen, die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten so zu organisieren, dass möglichst wenig Personen mit diesen in Berührung kommen und der Zugang nur insoweit gestattet ist, als dies zu deren zugewiesenen Aufgabenerfüllung erforderlich ist. Ziel muss es sein, sicherzustellen, dass Informationen zu einzelnen Beschäftigten nur an diejenigen kommuniziert werden, soweit die Erforderlichkeit der Offenlegung der Daten durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung jeweils eindeutig gegeben ist.
Datenübermittlungen zwischen der gesetzlichen Krankenkasse und dem/die Arbeitgeber*in
Für die Entgeltfortzahlung bedarf der Arbeitgeber/die Arbeitgeberin Informationen, ob es sich um eine Neuerkrankung oder um eine sogenannte Wiederholungserkrankung (Fortdauer einer Arbeitsunfähigkeit/erneute Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers beruht auf derselben Krankheit) handelt.
Bei gesetzlich Krankenversicherten sind die Krankenkassen gemäß § 69 Absatz 4 Zehntes Buch Sozialgesetzbuch (SGB X) befugt, den Arbeitgebern die erforderlichen Daten zu übermitteln. Dies gilt auch, sofern die aktuelle Erkrankung als Fortsetzung einer früheren anzusehen und deshalb die frühere Arbeitsunfähigkeit für die aktuelle Arbeitsunfähigkeit noch relevant ist. Es bedarf zu diesem Zwecke nicht der Einwilligung der betroffenen Person. Die Übermittlung von Diagnosedaten an den Arbeitgeber/die Arbeitgeberin ist allerdings nicht zulässig.
Der/Die Arbeitgeber*in ist nicht befugt, von sich aus diesen Daten direkt bei den behandelnden Ärzten abzufragen. Hierzu bedarf es der Einwilligung der oder des Betroffenen (siehe Definition DS-GVO Artikel 4 Nummer 11, Artikel 7 sowie die , Erwägungsgründe 42 und 43).
Hinweis II:
Bei privat krankenversicherten Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmern oder bei Feststellung der Arbeitsunfähigkeit durch einen sogenannten „Privatarzt“ oder im Ausland ist nach der spezialgesetzlichen Regelung im EntgFG sowie nach den Regelungen des jeweils geltenden Tarifvertrages die Arbeitnehmerin/der Arbeitnehmer verpflichtet, dem Arbeitgeber/der Arbeitgeberin die erforderlichen Daten unverzüglich mitzuteilen und zum Beispiel eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorzulegen. (AU)
Abruf der elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)
Das EntgFG § 5 Absatz 1a Satz 1 in der ab 1. Januar 2023 geltenden Fassung sieht grundsätzlich nur eine Verpflichtung des gesetzlich krankenversicherten Arbeitnehmers*in vor, das Bestehen einer Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer feststellen und sich hierzu eine ärztliche Bescheinigung aushändigen zu lassen.
Der/Die Arbeitgeber*in kann hierzu eine sogenannte eAU zu diesen Beschäftigten bei den Krankenkassen abrufen.
Weitere Informationen hierzu finden Sie in den ab dem 1. Januar 2023 geltende Fassung des SGB IV § 109 Absatz 1 „Meldung der Arbeitsunfähigkeits- und Vorerkrankungszeiten an den Arbeitgeber“ und in der § 125 SGB IV) „Pilotprojekt zur Meldung der Arbeitsunfähigkeits- und Vorerkrankungszeiten an den Arbeitgeber“.
Das Abrufverfahren (eAU) kommt allerdings in Einzelfällen nicht zum Tragen. In diesem Fall sollten Sie Ihrem Arbeitnehmer*in davon unterrichten!
Ein Abruf der eAU ist zur Vertragserfüllung einer arbeitsrechtlichen Pflicht des/der Arbeitgeber*in und im Zusammenhang mit der Verpflichtung zur Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall erforderlich. Dabei stehen die schutzwürdigen Interessen der Beschäftigten einem Abruf nicht entgegen.
Der Verantwortliche hat zu berücksichtigen, dass ein Abruf nur dann erforderlich ist, wenn der oder die Beschäftigte zu diesem Zeitpunkt bereits verpflichtet ist, eine Arbeitsunfähigkeit durch eine Ärztin oder einen Arzt feststellen zu lassen.
Zudem hat der/die Arbeitgeber*in in Bezug auf die Informationspflichten die Vorgaben der DS-GVO Artikels 14 zu beachten, dass durch den Abruf der eAU die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person, sondern bei der Krankenkasse „erhoben“ werden.
Technische und organisatorische Maßnahmen bei der Verarbeitung von Gesundheitsdaten
Wie oben bereits dargelegt, muss der Verantwortliche im Sinne der DS-GVO Artikel 4 Nummer 7 im Hinblick auf die Interessen sowie Grundrechte und Grundfreiheiten der Betroffenen nach der DS-GVO Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe f sicherstellen, dass deren personenbezogene Daten in einer Weise verarbeitet werden, die eine angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten gewährleistet, einschließlich Schutz vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung und vor unbeabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung oder unbeabsichtigter Schädigung („Integrität und Vertraulichkeit“).
Die hier in Rede stehenden Beschäftigtendaten sind entsprechend ihrer Schutzstufe (D) durch geeignete technische und organisatorische Schutzmaßnahmen vor dem Zugriff von Unbefugten zu schützen, siehe hierzu insbesondere der DS-GVO Artikel 24, Artikel 25 und Artikel 32.
Hinweise für die Umsetzung in der Praxis
- Bei der Einführung der digitalen Personalakte hat sich der Verantwortliche – ausgerichtet an dem Schutzbedarf der zu verarbeitenden personenbezogenen Daten – mit den bei der Verarbeitung bestehenden Gefahren und Risiken auseinanderzusetzen
- Der Verantwortliche hat geeignete technische und organisatorische Sicherungsmaßnahmen zu ergreifen, um ein der jeweiligen Verarbeitungstätigkeit angemessenes Schutzniveau umzusetzen. Hierzu zählen zum Beispiel Verschlüsselungen der besonderen Kategorien der personenbezogenen Daten im Sinne der DS-GVO Artikel 9 Absatz 1.
- Bei der beruflichen Kommunikation ist die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Sinne Der DS-GVO Artikel 9 Absatz 1, mittels Nutzung von Messengern, wie z.B. WhatsApp, nicht erlaubt.
Quelle:
Dieser Artikel ist basiert auf die Hinweise zu den Datenverarbeitungen im Zusammenhang mit der Vorlage von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen sowie zu Entgeltfortzahlungen im Krankheitsfall (Dezember 2022) des Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Mitteilung an den/die Arbeitnehmer*in
Information zur Umstellung des Verfahrens zur Meldung von Arbeitsunfähigkeiten für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer*innen.
Sehr geehrte Mitarbeiter*in,
die Umstellung auf die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist mit den 1. Januar 2023 begonnen.
Vorgesehen war das die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung durch den Arbeitgeber bei der Krankenkasse abgerufen werden sollte.
Leider gibt es gibt noch technische Probleme und zahlreiche Arztpraxen sind noch nicht an dem System angeschlossen.
Wir haben für unser Unternehmen entschieden, bis auf weiteres bei dem bisherigen Prozess zu bleiben, d.h.:
- Im Falle einer Arbeitsunfähigkeit sofortige telefonische Krankmeldung inkl. Über die voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit.
- Einreichen der schriftlichen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nach dem Arztbesuch innerhalb von 3 Tagen.
(Sie erhalten beim Arzt auf Nachfrage weiterhin eine unterschriebene Papierbescheinigung für den Arbeitgeber, die Sie bitte wie bisher auch bei uns abgeben.)