Die DS-GVO, bestehend aus 99 Artikeln und 173 Erwägungsgrunde, sowie die 72 Paragraphen des BDSG und die sonstige Datenschutzvorschriften verlangen eine systematische Betrachtung und Management.

Verantwortlich für die Einführung eines Systems zu dem Management dieser Datenschutzvorschriften ist in der Regel der Geschäftsführer, Vorstand oder allgemein Manager.

 

Ein Datenschutz Management System (DMS) ist ein organisatorisches Instrument zur systematischen Planung, Organisation, Steuerung und Kontrolle der gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen des Datenschutzes.

Dieses Managementsystem unterstützt den Verantwortlichen bei der Erfüllung seiner Rechenschafts- und Nachweispflichten nach DS-GVO, BDSG sowie weitere, für das Unternehmen geltende, Datenschutzvorschriften.

Ein gut funktionierendes DMS stellt sicher, dass die gesetzlichen Datenschutzvorgaben im Unternehmen angemessen umgesetzt werden. Es besteht im Wesentlichen aus einer systematischen Zusammenstellung aller Vorschriften, Verfahren und Dokumenten. Es dokumentiert die Einhaltung der Gesetze, vorgesehenen Maßnahmen und Planung der regelmäßigen Kontrollen.

Außerdem muss ein sinnvoll programmiertes DMS konkrete Handlungsanweisungen für den Mitarbeiter bei der Bewältigung deren Aufgaben enthalten und auf möglichst einfache und schnelle Weise zur Verfügung stehen.