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Datenschutzerklärung Teams

Allgemeiner Hinweis

Datenschutzhinweise bei der Verwendung von cloudbasierte Videokonferenzen

Mit dieser Datenschutzerklärung informiere ich, Franz Tertsch Datenschutzmanagement, über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen von Webkonferenzen unter Verwendung der Videokonferenzlösung Microsoft Teams.

Hinweis zu der verantwortlichen Stelle

DS-GVO Art. 4 Nr.7

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung gem. der DS-GVO art. 4 Abs 7, welche im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von eines Webkonferenz steht, ist :

Franz Tertsch B.A. – Datenschutzmanagement
Waldstraße 2, 27446 Anderlingen

Telefon: 04284 927 838 E-Mail: office@daschub.de

Ihre Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten

Sie haben jederzeit das Recht unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht, die Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten zu verlangen.

Zur Ausübung Ihre Rechte reicht eine formlose Anfrage / Mitteilung an mich. Hierzu, sowie zu weiteren Fragen zum Thema Datenschutz, können Sie sich jederzeit an mich wenden.

Auskunft, Berichtigung, Löschung sowie Sperrung

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ein Recht auf Berichtigung, Löschung oder Sperrung dieser Daten.

Rechtsgrundlage: DS-GVO Art. 15, 16, 17, 18

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die ich auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeite, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

Rechtsgrundlage: DS-GVO Art. 20

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung, z.B. per E-Mail, an mich. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Rechtsgrundlage: DS-GVO Art. 7 Abs. 3 

Widerspruchsrecht

Soweit ich als Rechtmäßigkeitsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten mein berechtigtes Interesse oder ein berechtigtes Interesse eines Dritten (DS-GVO – Art. 6 Abs. 1 lit. e, f) anführe, steht Ihnen ein Widerspruchsrecht zu.

Sie haben das Recht jederzeit gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Insbesondere ist ein Widerspruch gegen die Datenverarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung statthaft.

Rechtsgrundlage: DS-GVO Art. 21

Beschwerderecht

Im Falle datenschutzrechtlicher Verstöße steht Ihnen (dem Betroffenen) nach DS-GVO Art. 77 ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu. Die zuständige Aufsichtsbehörde ist der Landesdatenschutzbeauftragte des Bundeslandes ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Eine Liste der Datenschutzbeauftragten sowie deren Kontaktdaten können folgendem Link entnommen werden: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html.

Rechtsgrundlage: DS-GVO Art. 77

Zweck der Verarbeitung

Ich nutze das Tool Microsoft Teams (MS Teams), um Webkonferenzen, wie z.B. Telefonkonferenzen und Videokonferenzen, durchzuführen. Die Datenverarbeitungen führe ich aufgrund eines berechtigten Interesses nach der DS-GVO Art. 6 Abs. 1 f) durch. Mein berechtigtes Interesse für die Datenverarbeitung lautet: „Durchführung von Webkonferenzen zur Information von Kunden und Interessenten.“

MS Teams ist Teil von Microsoft Office 365 und eine Produktivitäts-, Kollaborations- und Austauschplattform für einzelne Nutzer, Teams, Communities und Netzwerke, welche Unternehmens-übergreifend eingesetzt werden kann. Teams beinhaltet unter anderem eine Videokonferenzfunktion.

Microsoft Office 365 ist eine Software der Firma:

Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Ireland.

MS Teams ist Teil der Cloud-Anwendung Office 365, für welches ein Nutzerkonto erstellt werden muss. MS Teams ist aber auch zu nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der Microsoft Teams-App eingeben. Wenn Sie das Microsoft Teams-App nicht nutzen möchten oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über einer Browser-Version nutzbar. Diese Version ist ebenfalls auf der Website von Microsoft auffindbar.

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von MS Teams werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Webkonferenz machen.

Folgende personenbezogene Daten sind dabei regelmäßig Gegenstand der Verarbeitung:

  • Teilnehmer IP-Adresse(n) sowie Geräte-/Hardware-Informationen 
  • Angaben zum Benutzer*in: 
    • Vorname, Nachname;
    • Telefonnummer (optional);
    • E-Mail-Adresse;
    • Passwort;
    • Profilbild (optional);
    • Abteilung (optional).
  • Bei Einwahl mit dem Telefon:
    • Angaben zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer;
    • Länderkürzel;
    • Start- und Endzeit der Webkonferenz;
    • ggf. weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts.
  • Text-, Audio- und Videodaten:

Bei Verwendung der Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese in der Webkonferenz anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Webkonferenz die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sollte dieses nicht erwünscht sein, können Sie die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über das MS Teams-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

  • Bei den (optionale) Aufzeichnungen werden verarbeitet: 
    • MP4-Dateien aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen;
    • M4A-Datei aller Audioaufnahmen;
    • Textdatei(en) des Online-Meeting-Chats.

Um an einer Webkonferenz teilzunehmen bzw. den „Konferenz-Raum“ zu betreten, ist die Angabe zu Ihrem Namen Voraussetzung.

Umfang der Verarbeitung

Ich verwende MS Teams, um Webkonferenzen durchzuführen. Dabei werden diese Webkonferenzen in der Regel nicht aufgezeichnet. In Ausnahmefällen, wenn ich die Webkonferenz, z.B. aus Gründen der Beweisführung, aufzeichnen möchte, werde ich Ihnen dieses vorab und transparent mitteilen und um eine schriftliche Zustimmung bitten.

Weitere Empfänger:

Der Anbieter von MS Teams erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit MS Teams vorgesehen ist.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

MS Teams ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus Irland und der USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit unter Umständen auch in einem Drittland statt. Ich habe mit dem Anbieter von MS Teams (Irland) einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen der DS-GVO Art. 28 entspricht.

Die Daten sind während des Transports über das Internet verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.

Hinweise:

  • Sobald Sie die Internetseite von MS Teams aufrufen, um die Software für die Nutzung von Teams herunterzuladen, ist der Anbieter von MS Teams für die Datenverarbeitung verantwortlich.
  • Wenn eine Besprechungsaufzeichnung gestartet wird, wird in MS Teams eine Benachrichtigung für alle Teilnehmer in den Desktop-, Web- und Mobile-Apps sowie für Personen angezeigt, die per Telefon beigetreten sind.
  • In Ausnahmefällen werde ich, für die Protokollierung von Ergebnissen einer Webkonferenz die Chatinhalte protokollieren.
  • Im Falle von Webinaren, können für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung der Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeitet werden. Personenbezogenen Daten werden bei der Nachbereitung gelöscht.
  • Sofern Sie bei MS Teams als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über Webkonferenzen, wie z.B. die Konferenz-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren usw. bis zu einem Monat bei MS Teams gespeichert werden.
  • Die Möglichkeit einer softwareseitigen „Aufmerksamkeitsüberwachung“ („Aufmerksamkeitstracking“) ist deaktiviert.
  • Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. DS-GVO Art. 22 kommt nicht zum Einsatz.

  Rechtsgrundlage: DS-GVO – Art. 6 Abs. 1 lit. f

Letzte Aktualisierung: Dezember 2022