Warum braucht der Arbeitgeber eigentlich die Geburtsurkunden der Kinder?
Viele Arbeitgeber verlangen wegen das PUEG von Ihren Mitarbeitern die Abgabe der Geburtsurkunden deren Kinder. Oftmals auch wenn diese bereits vorliegen, sowie die von den bereits volljährigen Kindern.
Begründet wird dieses mit einer durch die Behörden aufgelegter Beweisführung bei Prüfungen.
Vor allem durch zusätzlichen bürokratischen Aufwand sorgt die Pflegereform für große finanzielle und bürokratische Belastungen bei Arbeitgebern. Dabei ist es fraglich, ob dieser Aufwand überhaupt vom Gesetzgeber gefordert wird, unbedingt notwendig ist und ob es nach den Datenschutzgesetzen zulässig ist.
- Was dürfen Arbeitgeber für die Behörden speichern?
Arbeitgeber dürfen laut Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) nur Mitarbeiterdaten speichern und verarbeiten, die zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Dazu gehören vor allem die Stammdaten der Arbeitnehmer sowie Angaben zur Ausbildung und zur beruflichen Qualifikation.
Also rechtlich, nach BDSG, ist eine Speicherung der Geburtsurkunde nicht erlaubt.
Wenn es um die Themen Mutterschaft und Mutterschutz geht erklärt man sich einverstanden damit, dass man auch eine Geburtsurkunde für die Elternzeit vorlegt. Dies ist in der Regel dann die Geburtsurkunde des Kindes. Von hoher Wichtigkeit ist sie deshalb, weil man damit die Elterneigenschaft nachweisen kann.
Arbeitgeber könnten sich auch mit einer Erklärung des Mitarbeiters die Elternschaft bestätigen lassen.
- Notwendigkeit für eine erneute Abgabe der Geburtsurkunden.
Arbeitgeber begründen die erneute Abgabe gerne mit der Aktualisierung der Elterneigenschaft.
Mann fragt sich nur was hier den aktualisiert werden soll.
Dazu muss man wissen das die Elterneigenschaft nie endet. Diese Eigenschaft wird Eltern ein Leben lang zuerkannt. Demnach profitieren sie auch lebenslang vom Beitragsnachlass bei der sozialen Pflegeversicherung.
Hier ist ebenfalls zu bedenken das dieses „Aktualisierung“ mit ein hohen unbegründeter Datenaufwand einher geht. Dieser Aufwand widerspricht den Grundsatz der Datenminimierung (Art. 5 DS-GVO).
- Zulässigkeit der Datenweitergabe
Sofern die Kinder noch nicht volljährig sind, können und dürfen Eltern bestimmen welche Daten der Kinder Sie verarbeiten lassen oder weitergeben.
So weit so gut aber, …
Volljährige Personen haben durch die Datenschutzgesetze ein Recht selbst über die Verarbeitung und Weitergabe deren Personenbezogenen Daten zu bestimmen.
Eine Weitergabe deren Daten ohne die ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Personen (DS-GVO Art. 6 Abs. 1 lit. a) ist somit gesetzeswidrig.
Fazit:
Wie so oft ist eine nicht notwendige und oftmals überflüssige und /oder unzulässige Bürokratie Ursache für große finanzielle und bürokratische Belastungen bei Arbeitgebern und Behörden.
Mit eine konstruktive Einstellung, klarem Blick und gesunden Menschenverstand (sprich Pragmatismus) lässt sich der zusätzliche bürokratischen Aufwand bei der Umsetzung des PUEGs auf ein verantwortliches und den Gesetzen entsprechendes maß minimieren.