Die Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) erfordert bestimmte Schritte und Kriterien.

 

Hier ist eine allgemeine Anleitung zur Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten:

Erforderlichkeit der Bestellung prüfen:

Stellen Sie sicher, dass die DS-GVO und das BDSG die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten in Ihrem Fall vorschreiben.

In der Regel müssen öffentliche Stellen und Unternehmen, wobei mindestens 20 Mitarbeiter regelmäßig mit der automatisierten Datenverarbeitung beschäftigt sind einen -Datenschutzbeauftragten bestellen.

Unabhängig von der Mitarbeiterzahl gilt diese Pflicht auch dann,

• wenn besondere Arten von personenbezogenen Daten (z. B. über politische/religiöse Überzeugungen, Ethnie/Rasse, Gesundheit und Sexualleben) verarbeitet werden

oder

• wenn die Kerntätigkeit des Unternehmens in der Erhebung, Verarbeitung, Nutzung oder Übermittlung von personenbezogenen Daten liegt. 

Auswahl des Datenschutzbeauftragten:

Wählen Sie eine Person oder eine externe Datenschutzorganisation, die über die erforderliche Expertise und Unabhängigkeit verfügt, um die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten wahrzunehmen.

Bestellung des Datenschutzbeauftragten:

Die Bestellung des Datenschutzbeauftragten muss schriftlich erfolgen. Dies kann in Form eines Vertrags oder einer Bestellungsvereinbarung geschehen.

Kontaktdaten veröffentlichen:

Stellen Sie sicher, dass die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten, einschließlich seiner E-Mail-Adresse und Telefonnummer, intern und extern bekanntgegeben werden.

Aufgaben des Datenschutzbeauftragten:

Klären Sie die Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Datenschutzbeauftragten. Dies umfasst die Überwachung der Einhaltung der Datenschutzvorschriften, die Beratung des Unternehmens in Datenschutzangelegenheiten und die Zusammenarbeit mit der Datenschutzaufsichtsbehörde.

Ressourcen und Unterstützung:

Stellen Sie sicher, dass der Datenschutzbeauftragte die notwendigen Ressourcen und Unterstützung erhält, um seine Aufgaben ordnungsgemäß zu erfüllen.

Unabhängigkeit gewährleisten:

Der Datenschutzbeauftragte muss unabhängig agieren können und darf nicht in einem Interessenkonflikt stehen.

Meldepflicht bei Datenschutzverletzungen:

Klären Sie die Verfahren zur Meldung von Datenschutzverletzungen und die Zusammenarbeit mit der Datenschutzaufsichtsbehörde.

Schulung und Sensibilisierung:

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in Datenschutzfragen und sensibilisieren Sie sie für die Bedeutung des Datenschutzes.

Regelmäßige Überprüfung:

Überprüfen Sie regelmäßig die Wirksamkeit der Zusammenarbeit mit dem Datenschutzbeauftragten und passen Sie diese gegebenenfalls an.

 

Fazit

Verarbeiten Unternehmen personenbezogene Daten, muss bei Vorliegen bestimmter Voraussetzungen ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden. Vorgaben hinsichtlich der Benennungspflicht des Datenschutzbeauftragten ergeben sich dabei sowohl aus der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) als auch aus den Regelungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Um sicherzustellen, dass die Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten den gesetzlichen Anforderungen entspricht und welche formalen Anforderungen an eine solche Bestellung geknüpft sind, ist es ratsam, sich an einen Datenschutzexperte, Datenschutz-Auditor oder Rechtsanwaltskanzlei zu wenden.